秘書的日常工作

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1、一、日常工作的范圍　　所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下：　　1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。　　2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉(zhuǎn)達電話內(nèi)容等。　　3、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔?！　?、日程管理：日常日程表的管理；會面的預(yù)約和登記等。　　5、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對信息進行整理、匯編和上報。

2、　　6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差回來后的費用報銷、出差總結(jié)等。　　7、準備會議：會場的安排；登記工作；制作會議文件資料并發(fā)放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等?！　?、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等?！　?、檔案管理?！　?0、輔導新秘書的工作?！　∶貢谔幚砩鲜鋈粘９ぷ鞯耐瑫r，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上

3、司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。來源:考試通　　二、職責范圍　　1、整理辦公室　　秘書的主要職責是為上司整理辦公室。應(yīng)該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作，即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境?？梢哉f，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。　　2、收集信息　　秘書的第二大職責就是

4、為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營銷的副總，他負責公司的市場、銷售、采購等幾個部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時的信息，你就要經(jīng)常與上司負責的這幾個部門聯(lián)系，并通過各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是這幾個部門匯報上來的材料，那這些信息是否準確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重?！　∪?、發(fā)揮主觀能動性　　由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對秘書的每一項工作作出指示，所以，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，

5、完成自己職責范圍內(nèi)的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務(wù)”，是個秘書能力的標志?！　∫浞职l(fā)揮主觀能動性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習慣把各種雜務(wù)攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作習慣和工作內(nèi)容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做?！　∮谘┦悄彻矩攧?wù)總監(jiān)的

6、秘書。每年到二月底，她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌，經(jīng)常把財務(wù)部門的幾個經(jīng)理就會頻繁地找來，通霄達旦地研究問題，而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財務(wù)總豎當秘書時，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會公開財務(wù)決算報告。由于對外發(fā)布公司業(yè)績報告會影響公司股票價格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點，今年于雪不需要上司交代，過完元旦她就將做決算報告所需要的相關(guān)資料都準備好了?！　∷摹⒆⒁狻霸轿弧薄　∶貢娜蝿?wù)就是為上司創(chuàng)造最佳的決策環(huán)境

7、，所以，秘書應(yīng)該有主動積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負擔。但是，這種主動性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時甚至讓上司很被動。經(jīng)驗不足的秘書在工作中常犯這么一種錯誤：因為上司一向要求這么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的，但未必這次他也會要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時，必須向上司請示，不能先斬后奏。　　作為秘書，絕對不能干預(yù)上司的決策，超越自己的職責范圍，自行其是。

8、以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：　　1、未經(jīng)授權(quán)，在各部門送上來的報告上簽字蓋章?！　?、私自代表上