檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策探究

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1、檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策探究　　摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，檔案管理也逐漸由傳統(tǒng)的人工整理檔案逐漸向現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理演變，不僅能夠節(jié)省大量的人力，同時(shí)還能夠大幅度的提高檔案管理的效率。但是，當(dāng)前我國檔案管理過程中仍然存在著一定的問題，如檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，檔案管理機(jī)制不完善等，本文就此展開了研究，通過分析總結(jié)當(dāng)前檔案管理中存在的問題，結(jié)合自身的專業(yè)知識(shí)，給出了相關(guān)的改良建議，希望通過加強(qiáng)和強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理的作用和建設(shè)，提高檔案管理的水平。關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；計(jì)算機(jī)應(yīng)用；現(xiàn)狀中圖分類號(hào)：G

2、647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A？搖文章編號(hào)：1674-9324（2014）05-0015-02一、檔案管理現(xiàn)狀71.檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，許多檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而這些落后的管理模式都是相對(duì)比較傳統(tǒng)的，而隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨之出現(xiàn)了問題和狀況。而問題的發(fā)生一旦沒有得到及時(shí)地解決并不斷堆積，必定會(huì)降低檔案管理工作的效率，限制檔案管理工作的進(jìn)步，落后與時(shí)代發(fā)展的腳步。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的

3、電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長期以來人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，檔案管理人員的文化素質(zhì)普遍不高。2.檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性不高。一方面，檔案管理系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是一個(gè)開放的系統(tǒng)，一些企業(yè)內(nèi)部和外部信息技術(shù)人員由于利益的驅(qū)使，蓄意破壞檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改或者偷盜；同時(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理硬件運(yùn)行不穩(wěn)定、設(shè)備安裝不到位、受到外界電磁場信號(hào)干擾、硬件設(shè)施的偶然故障、檔案管理人員的操作不當(dāng)?shù)榷紩?huì)造成檔案信息的失真，其完整性受到破壞。另一方面，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理高度透明，以及檔案信息在網(wǎng)

4、絡(luò)環(huán)境下的高速傳播速率，同時(shí)由于檔案數(shù)據(jù)的收集缺乏行之有效的明確標(biāo)識(shí)，這就對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生了直接的影響。如果檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定將制約網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣壬踔猎斐刹糠只蛉繑?shù)據(jù)的丟失或出錯(cuò)。如果網(wǎng)絡(luò)安裝不規(guī)范、線路不暢通、接觸不良、軟件安裝不當(dāng)，必然會(huì)影響網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而影響檔案信息處理和傳輸?shù)乃俣?，也?duì)檔案管理的安全造成威脅。73.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度不健全、管理不科學(xué)、日常維護(hù)不及時(shí)、維護(hù)不當(dāng)、數(shù)據(jù)無備份等造成的風(fēng)險(xiǎn)，其危害主要是影響工作效率，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的

5、檔案管理系統(tǒng)中，權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)?？诹畲娣庞谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，一旦通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段被人偷看或竊取，便會(huì)帶來巨大的隱患。這與手工檔案管理不同，一旦口令失竊，追查起來相當(dāng)困難。同時(shí)，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)傳輸和保存集中在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理形式產(chǎn)生了質(zhì)的變化，對(duì)電子數(shù)據(jù)的修改、轉(zhuǎn)移、篡改、非法攔截、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制與手段已不適應(yīng)計(jì)算機(jī)的環(huán)境，企業(yè)內(nèi)部檔案管理面臨失效風(fēng)險(xiǎn)，因而給內(nèi)部控制帶來了新的難題。如何建立嚴(yán)密的檔案管理控制體系，保證企業(yè)私密檔案信息的安全和完整，

6、將是檔案管理體系面臨的最為艱難的事情。二、檔案管理對(duì)策研究71.提高檔案管理人員素質(zhì)。當(dāng)前許多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是由過去傳統(tǒng)的檔案管理人員沿用至今，因此沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過如何在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下熟練使用檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)缺乏檔案管理方面系統(tǒng)的理論培訓(xùn)，有些甚至是從頭開始學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)企業(yè)檔案管理的發(fā)展是極為不利的。因此，有必要提高檔案管理人員的素質(zhì)，主要從以下兩個(gè)方面著手進(jìn)行：（1）職業(yè)道德素養(yǎng)。由于檔案管理人員掌握的是企業(yè)單位所有私密檔案的保管工作，因此，首先應(yīng)當(dāng)具備職業(yè)道德素養(yǎng)，不會(huì)因?yàn)樗饺私磺榛蛘呃嬲T惑就私下將企業(yè)

7、私密檔案技術(shù)資料外泄，企業(yè)的快速發(fā)展與這些檔案息息相關(guān)，技術(shù)資料、工程圖紙、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，這些檔案資料在企業(yè)經(jīng)營管理中起著巨大的信息支撐作用，特別是當(dāng)前面臨著企業(yè)改革改制、市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業(yè)發(fā)展的有力依據(jù)，這些檔案資料對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展直觀重要，所以，檔案管理人員具備良好的職業(yè)操守是必要的。（2）提高檔案管理專業(yè)技能。檔案管理系統(tǒng)并不是簡單的計(jì)算機(jī)操作，而是與檔案管理知識(shí)緊密結(jié)合在一起的，因此，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。72.完善檔案管理系統(tǒng)軟硬件，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中

8、的穩(wěn)定性可以從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件和軟件兩個(gè)方面著手。在硬件系統(tǒng)選配方面，可以優(yōu)先選配運(yùn)行速度高，運(yùn)行穩(wěn)定，工作壽命長的配置，同時(shí)保證高速網(wǎng)絡(luò)帶寬并且優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)接口，保證服務(wù)器和網(wǎng)線遠(yuǎn)離電磁信號(hào)的干擾，硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是確保信