《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

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1、ICS01.140.20A14備案號DA中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T42—2009企業(yè)檔案工作規(guī)范Specificationsonbusinessarchiveswork2009--發(fā)布2009--實施國家檔案局發(fā)布32DA/T42-2009目次前言1范圍2規(guī)范性引用文件3　術語和定義4　檔案工作總則5檔案工作組織5.1組織系統(tǒng)建設5.2企業(yè)管理職責5.3企業(yè)部門職責5.4檔案部門職責5.5檔案人員要求6　檔案工作制度6.1工作規(guī)章6.2管理制度6.3業(yè)務規(guī)范7檔案業(yè)務工作7.1文件的形成、積累7.2文件立卷整理與歸檔7.3檔案收集工作7.4檔案整理工作7.5檔案保管

2、工作7.6檔案鑒定工作7.7檔案統(tǒng)計工作7.8檔案利用工作8檔案信息化建設8.1檔案信息化目標與原則8.2電子文件的歸檔8.3傳統(tǒng)載體檔案數字化8.4電子檔案的保管8.5檔案網絡化服務8.6檔案管理系統(tǒng)軟件9檔案工作設施設備9.1檔案庫房9.2業(yè)務技術用房9.3閱覽及陳列室9.4檔案裝具9.5保護設備附錄A（資料性附錄）企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表附錄B（資料性附錄）表格樣式32DA/T42-2009前言為規(guī)范企業(yè)檔案工作，使之更好地服務于企業(yè)生產、研發(fā)、經營活動和管理工作，根據國家有關法規(guī)和標準，制訂《企業(yè)檔案工作規(guī)范》。本標準是企業(yè)開展檔案工作的基本規(guī)范，企業(yè)應

3、結合實際實施。本標準的附錄A和附錄B為資料性附錄。本標準由國家檔案局提出并歸口。本標準起草單位：國家檔案局經濟科技檔案業(yè)務指導司，天津市、山西省、遼寧省、上海市、江蘇省、湖北省、廣東省、廣西壯族自治區(qū)、重慶市、青島市檔案局業(yè)務指導處。本標準主要起草人：李和平、李曉明、王嵐、呂炎生、黃緒臣、張慶一、楊永和、黃和、歐陽旭明、鐘倫清、周興才、何素君、王劍峰、姜延溪、張向軍、高雪紅32DA/T42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范1范圍本標準確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南。本標準適用于大中型工業(yè)企業(yè)

4、，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T9705文書檔案案卷格式GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T17678．1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T1檔案工作基本術語DA/T12全宗卷規(guī)范DA/T

5、13檔號編制規(guī)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T28國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T31紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T32公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T？？縮微膠片檔案數字化技術規(guī)范JGJ25檔案館建筑設計規(guī)范ISO15489.1信息與文獻——文件管理:通則ISO15489.2信息與文獻——文件管理:指南勞力字〔1992〕33號企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定檔發(fā)字〔1998〕6號國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置暫行辦法財會字〔1998〕32號會計檔案管理辦法檔發(fā)字〔2002〕5號企業(yè)檔案管理規(guī)定檔發(fā)〔2004〕4號國有

6、企業(yè)文件材料歸檔辦法3　術語和定義32DA/T1—2000確立的以及下列術語和定義適用于本標準。3.1企業(yè)檔案businessrecords企業(yè)在研發(fā)、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2企業(yè)檔案工作businessarchivalwork企業(yè)履行檔案管理職責的行為和活動。3.3電子檔案electronicrecords具有保存價值的歸檔電子文件及相應元數據、背景信息和支持軟件。3.4檔案信息化archivesinformationization運用信息技術對歸檔文件、數據信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務的管理過程和工作方式。

7、4　檔案工作總則4.1企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。4.2　企業(yè)檔案工作應以企業(yè)資產關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。4.3　企業(yè)檔案工作應以滿足企業(yè)各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產、經營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務。4.4企業(yè)應維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全。5檔案工作組織5.1組織系統(tǒng)建設5.1.1檔案工作領導企業(yè)應確定檔案工作的分管領