企業(yè)檔案工作規(guī)范.pdf

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1、企業(yè)檔案工作規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB／T9705文書檔案案卷格式GB／T11821照片檔案管理規(guī)范GB／T11822科學(xué)技術(shù)檔

2、案案卷構(gòu)成的一般要求GB／T17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB／T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA／T1檔案工作基本術(shù)語DA／T12全宗卷規(guī)范DA／T13檔號編制規(guī)則DA／T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA／T22歸檔文件整理規(guī)則DA／T28國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA／T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA／T32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA／T43縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范ISO15489.1信息與文獻(xiàn)—文件管理：通則ISO15489.2信息與文獻(xiàn)—文件管理：指南13術(shù)語和定義DA／T1—200

3、0確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1企業(yè)檔案businessrecords企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2企業(yè)檔案工作businessrecordsmanagement企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。3.3電子檔案electronicrecords具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4檔案信息化archivalinformationization運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。4檔案工作總則4.1企業(yè)檔案是企業(yè)知

4、識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。4.2企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。4.3企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。4.4企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。5檔案工作組織5.1組織系統(tǒng)建設(shè)5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)2企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。5.1.2檔案機構(gòu)設(shè)置企業(yè)

5、應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。5.1.3檔案人員配備企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。5.1.4檔案工作體系企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。5.2企業(yè)管理職責(zé)5.2.1企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。5.2.2企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目

6、及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。5.2.3企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。5.2.4企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進(jìn)行，其他企業(yè)可參照。5.2.5企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。5.3企業(yè)部門職責(zé)5.3.1企業(yè)各職能或承辦部門及項目負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。5.3.2企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全

7、、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.3.3專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。35.3.4企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發(fā)[2002]5號文件要求。5.4檔案部門職責(zé)5.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。5.4.2負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.4.3指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。5.4.4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企